現代のビジネス環境では、迅速な意思決定、効率的なコミュニケーション、そして柔軟なプロジェクト管理が成功の鍵となり、そのためには効果的なテクノロジー活用が不可欠です。
上場企業プロダクトマーケティング部においても、当社のプロジェクトマネジメント コンサルティングとNotion導入支援によってこれらをクリアし、業務効率を以前の4倍に高めることができました。
実際の事例を基に作成しておりますが、契約上お客様情報が開示できない案件のため、お客様に確認の上で記載可能な範囲でのユースケースご紹介となります点、ご了承いただけますと幸いです。
人手不足・スピードに課題感
当社のお客様であった上場企業のプロダクトマーケティング部では、SNS・デジタル広告・イベント開催等のマーケティング施策や、プロダクト側のUI改善など、さまざまな施策を戦略的に展開していました。
しかし多くの施策を打ったため徐々に管理工数に時間が割かれるようになり、過去の成果を踏まえて改善をしていったり、より広い施策を打つためのリソースが足りなくなってしまっていました。
また定例ミーティングもプロダクト全体で週1、各機能ごとにほぼ日次でのミーティングが必要になっていて、現場メンバーの作業時間が圧迫され、マネージャーは日中時間帯が完全に会議で埋まってしまっており、現代のプロダクトサイクルに合わせたスピーディな更新が難しくなっていました。
当社サービスの導入→解決への道のり
この状況下で当社にご相談をいただき、下記3メニューにてご支援を開始いたしました。
- プロジェクトマネジメント コンサルティング
- Notion導入支援
- マーケティング支援
問題点の特定
当社は戦略的なコンサルティングもご提供していますが、基本指針として徹底した現場主義を掲げております。
そこでまず最初の2週間実際に現場作業に参加し、より効果的な業務に向けた課題のセンターピンを特定しました。
- 複数プロジェクトの管理難易度：複数のプロジェクトを同時に管理する際に、各プロジェクトの進捗やタスクの状況を把握することが難しく、効率的なリソース配分ができていませんでした。
- 非効率な情報共有：チームメンバー間での情報共有がチャットや複数ツールに散在しており、情報を共有するプロセスが非効率でした。
- 文書管理の混乱：重要なドキュメントが異なる場所に保存されていることが多く、必要な情報を見つけるために時間がかかり、作業の遅延につながっていました。
そしてこれらの問題を解決するため、この事例では Notion をプロジェクト管理ツールとして導入しつつ体制を整えてまいりました。
Notion活用による解決
プロジェクト管理の最適化
Notionの機能を用いて、プロジェクトやタスク、開発スプリントを一元的に管理できるようになりました。
- 全体の進捗状況をタイムラインビューで一目で確認でき、ミーティングで共有の時間を設けずともチーム全体がプロジェクト全体像を簡単に把握できるようになり、管理工数が大幅に減少しました。
- タスク毎の前後関係も1クリックで登録可能で、またタイムライン上で可視化されるため、優先順位づけにかかる工数が大幅に削減されました。
- カスタマイズ可能なステータスとタグを使用して、タスクを効果的に分類し、進捗をリアルタイムで追跡することが可能になりました。
効率的な情報共有
情報共有が効率化され、マネージャー・メンバー共に生産性が向上しました。
- スプリント（一定期間）毎のタスク分類と、プロジェクトに紐づくタスク分類が同時に可視化できるため、マネージャーの管理工数が大きく減少しました。Notionのタスク締め切りが近づいたらチャットツールに通知が出るように設定することで、進捗に関して個別に連絡するマネジメントコストが削減されました。
- Notionの共有機能を活用して、部メンバー全員がタスクページ更新すれば進捗共有が完了するようになりました。これによりミーティングのための準備時間が無くなりました。
- Notionカレンダーを活用することで、会議の議事録もNotionに自動的に紐づくため、会議後の非効率な情報のやり取りが削減できました。
文書管理の効率化
- キーワード検索やタグ検索により、各自必要な情報にアクセスするスピードが向上しました。
- Notionを使って各タスクやプロジェクトに関連する文書を貼り付けることができるため、ドキュメントを探す手間が完全に完全に無くなりました。
- プロジェクトで使っているGithub、PowerPoint、Canva、チャットツールのメッセージなども直接埋め込むことができるため、ドキュメントを逐一開かなくとも、すべてNotion上で管理ができるようになりました。
成果
Notionの導入後初期は、当社がPMOとして参画しプロジェクト進行を担当しつつ、個々人の活用をサポートしておりましたが、徐々にチーム全体が活用に慣れてきたことで、半年後にはチーム全員がより生産的な活動に集中できるようになりました。
結果、定例ミーティングは日次は廃止されて週次のみとなり、会議の時間は
導入以前：日次1時間×5日＋週次1時間＝計6時間
↓
導入以後：週次1.5時間のみ
になりました。
またマネージャー・メンバー共に生産性が向上したことにより、メンバー増員等を行わずに、作業数が4倍になりました（Notionで管理しているタスク数ベースで計算）。
まとめ
Notionをプロジェクトマネジメントに活用することで、こちらのお客様では業務効率を4倍にすることができました。
上記に示した用法以外にも柔軟でカスタマイズが可能であり、さまざまなタイプの業務やプロジェクトに使用することができるため、効率的なプロジェクト管理を実現し、業務の生産性を向上させたい企業にとって、Notionは非常に価値の高いツールです。
Notionの導入によるプロジェクトの効率化に興味があるお客様は、ぜひ一度当社にお問い合わせください。